Politique de confidentialité — application MapFlow Delivery

• L'organisation qui vous a remis ce compte décide de ce suivi et en est juridiquement responsable. MapFlow fournit l'outil technique pour son compte.
• Sont également traitées les preuves de livraison que vous produisez, les informations relatives à votre tournée et des données techniques nécessaires au fonctionnement de l'application.
• Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires.
• Le suivi ne peut pas servir à une surveillance permanente, ni fonder une sanction disciplinaire sur la seule vitesse relevée par l'application.
• Vous pouvez demander à tout moment l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, et saisir la CNIL.

Deux acteurs interviennent, et il est utile de savoir lequel fait quoi, car cela détermine à qui adresser vos demandes.

Votre organisation est responsable du traitement

L'organisation qui vous emploie ou pour laquelle vous effectuez les tournées décide de l'utilisation de MapFlow, des finalités poursuivies, des paramètres retenus et des personnes habilitées à consulter vos données. Elle est votre interlocuteur de premier niveau.

L'identité et les coordonnées de cette organisation, ainsi que celles de son délégué à la protection des données lorsqu'elle en a désigné un, vous sont communiquées par elle, notamment dans la note d'information qui vous a été remise lors de la mise à disposition de votre compte. Si vous ne disposez pas de ces coordonnées, écrivez à rgpd@mapflow.co : nous vous indiquerons votre interlocuteur.

MapFlow est sous-traitant

INFINIT SAS, éditeur de MapFlow, agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour les données des livreurs et des destinataires. Elle fait fonctionner le service selon les instructions de votre organisation, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance, et n'utilise jamais ces données pour son propre compte.

INFINIT SAS est établie en France : aucun représentant au titre de l'article 27 du RGPD n'est requis. Pour un périmètre distinct — la gestion du compte, de l'abonnement et de la facturation de ses organisations clientes — INFINIT SAS agit en revanche comme responsable de traitement.

Les données sont présentées par catégories. Le détail exact des champs peut évoluer avec les versions du service, sans sortir de ces catégories.

Quand la collecte commence et quand elle s'arrête

Être connecté à l'application ne suffit jamais à déclencher un enregistrement de position. La collecte démarre lorsque vous engagez effectivement une tournée — validation du chargement, formulaire de départ ou ouverture d'un premier point de livraison — ou lorsque votre organisation démarre cette tournée. L'autorisation d'accès à votre position en arrière-plan vous est demandée à ce moment-là, précédée d'un écran d'explication.

La collecte prend fin dès que la tournée atteint un statut final : terminée, partiellement terminée, annulée, suspendue ou reprogrammée. Cela vaut quelle que soit l'origine de la clôture : si un superviseur clôture la tournée depuis le back-office, l'application le détecte, arrête le suivi et vous en informe. En dehors d'une tournée en cours, aucune position n'est enregistrée ni transmise.

La collecte étant bornée par le statut de la tournée et non par un horaire, pensez à clôturer votre tournée à la fin de votre service. Si le suivi vous paraît encore actif alors que vous avez terminé, clôturez la tournée depuis l'application ou signalez-le à votre responsable.

Comment savoir que le suivi est actif

Tant que le suivi est en cours, une notification permanente est affichée sur votre téléphone pour vous en informer. Elle ne peut pas être masquée : elle constitue votre témoin visuel.

Comment interrompre la collecte

• Clôturer la tournée depuis l'application : c'est le moyen normal, et le suivi s'arrête immédiatement.
• Vous déconnecter de l'application.
• Refuser l'autorisation de localisation en arrière-plan, ou la retirer dans les réglages de votre téléphone : le suivi se limite alors aux moments où l'application est affichée à l'écran.
• Retirer toute autorisation de localisation dans les réglages de votre téléphone : vous ne pourrez alors plus être guidé vers les points de livraison.
• Demander à votre organisation la désactivation du suivi, qui dispose de ce réglage.

Les usages interdits

Conformément aux positions de la CNIL sur la géolocalisation des salariés, ce dispositif ne peut pas être utilisé :

• pour vous surveiller de manière permanente et constante, en dehors du suivi de la tournée ;
• pour contrôler le respect des limitations de vitesse, ni pour fonder une sanction disciplinaire sur la seule vitesse relevée par l'application ;
• pour vous localiser en dehors de votre temps de travail, pendant vos pauses ou sur vos trajets domicile-travail ;
• pour vous géolocaliser lorsque vous exercez un mandat de représentant du personnel ou une activité syndicale ;
• comme unique moyen de décompte de votre temps de travail lorsqu'un autre dispositif existe dans l'entreprise.

La vitesse est enregistrée parce qu'elle est produite par le capteur de localisation et qu'elle permet d'écarter les mesures manifestement erronées. Il s'agit d'un contrôle de qualité de la donnée, non d'une évaluation de votre conduite.

Vos données n'ont pas été recueillies auprès de vous par MapFlow : elles proviennent de l'expéditeur ou du transporteur chargé de la livraison. Cette section répond à l'obligation d'information de l'article 14 du RGPD.

Le responsable du traitement est l'organisation qui effectue la livraison : c'est à elle d'adresser vos demandes. Ces données ne sont jamais utilisées par MapFlow pour son propre compte, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

Chaque traitement repose sur une base légale précise. Le consentement n'est pas retenu pour la géolocalisation : dans une relation de travail, un salarié n'est pas en mesure de refuser librement, et la CNIL considère donc que le consentement ne constitue pas une base valable.

Au sein de votre organisation

Les données sont cloisonnées par organisation : une organisation ne peut pas accéder aux données d'une autre. À l'intérieur de la vôtre, vos tournées, vos positions et vos preuves de livraison sont accessibles aux superviseurs et administrateurs habilités par votre employeur, à qui il revient de définir et de limiter ces accès.

Prestataires techniques

MapFlow fait appel à des prestataires qui agissent en qualité de sous-traitants, sur instruction et dans le cadre de contrats conformes à l'article 28 du RGPD. Ils interviennent dans les domaines suivants :

La liste à jour des sous-traitants, précisant pour chacun les données concernées et la localisation de leurs traitements, est communiquée sur simple demande.

Autorités

Vos données peuvent être communiquées à une autorité judiciaire ou administrative lorsque la loi l'exige, notamment sur réquisition. Une telle communication est tracée.

Ce qui n'est jamais fait

• Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des tiers.
• Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires ou de ciblage.
• Aucune donnée n'est transmise à des tiers à des fins qui leur seraient propres.

Transferts hors Union européenne

Le cœur du service — comptes, tournées, positions et preuves de livraison — est hébergé dans l'Union européenne. Certains prestataires intervenant sur les notifications, la cartographie et le paiement des abonnements peuvent conduire à un transfert hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis. Une copie de ces garanties peut vous être communiquée sur demande.

Les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire aux finalités poursuivies. Au terme des durées ci-dessous, elles sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Le service comporte une fonction d'optimisation qui calcule automatiquement l'ordre des points de livraison et la répartition des tournées, à partir des adresses, des créneaux horaires et des contraintes saisies par votre organisation.

Ce traitement ne constitue pas une décision individuelle automatisée au sens de l'article 22 du RGPD : il organise une opération logistique, ne produit pas d'effet juridique à votre égard et les plans obtenus restent validés et modifiables par un exploitant humain de votre organisation.

Aucun score de performance individuelle, aucun classement entre livreurs et aucune notation automatique de votre activité ne sont mis en œuvre par le service.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour protéger vos données contre la perte, l'altération et les accès non autorisés, notamment :

• le chiffrement systématique des communications entre l'application, le back-office et nos serveurs ;
• une authentification par jetons de courte durée, renouvelés automatiquement et révocables, et une protection contre les tentatives de connexion répétées ;
• le stockage des identifiants de session dans l'espace sécurisé prévu par le système d'exploitation de votre téléphone ;
• un cloisonnement strict des données entre organisations clientes ;
• une gestion des accès par rôles et habilitations, avec possibilité d'authentification renforcée ;
• un stockage des fichiers de preuve sur un espace privé situé en Europe, accessible uniquement par des liens temporaires, avec contrôle d'intégrité et analyse antivirus ;
• une journalisation des accès permettant de détecter et de tracer les consultations anormales.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, le responsable du traitement en informe la CNIL dans les 72 heures et vous en informe lorsque le risque est élevé. MapFlow informe sans délai votre organisation de toute violation constatée sur le service.

Comment les exercer

• Adressez votre demande à votre organisation, responsable du traitement, aux coordonnées qu'elle vous a communiquées.
• Si vous ignorez à qui vous adresser, écrivez à rgpd@mapflow.co : votre demande sera transmise à votre organisation et son interlocuteur vous sera indiqué.
• Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, avec information motivée. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.
• L'exercice de ces droits est gratuit.

Le droit français impose à votre employeur, en matière de géolocalisation des salariés, des obligations dont vous pouvez exiger le respect :

• une information individuelle et préalable sur l'existence du dispositif, ses finalités, les données collectées, les destinataires et vos droits ;
• l'information et la consultation du comité social et économique, lorsqu'il existe, avant la mise en place du dispositif ;
• l'inscription du traitement au registre des activités de traitement ;
• la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données, la géolocalisation systématique de salariés figurant parmi les traitements pour lesquels la CNIL l'impose ;
• l'absence de suivi en dehors du temps de travail, y compris pendant les pauses et les trajets domicile-travail ;
• l'absence de suivi des représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat.

Votre organisation vous indique où consulter la note d'information individuelle, l'avis rendu par les instances représentatives du personnel et les éléments relatifs à son analyse d'impact.

Votre compte constitue un outil de travail créé et administré par votre organisation : il ne peut pas être supprimé directement depuis l'application.

Pour demander la suppression de votre compte et des données associées, écrivez à rgpd@mapflow.co en indiquant votre nom et le nom de votre organisation. Votre demande est transmise à votre organisation, seule habilitée à décider de la fermeture du compte, et traitée dans le délai d'un mois.

Sont alors supprimées les données de votre compte, votre historique de géolocalisation et les identifiants techniques associés à votre appareil. Sont conservées, pour la durée qui leur est propre, les données que la loi impose de conserver ou qui sont nécessaires à l'établissement d'une preuve, notamment les éléments rattachés à une opération de transport. La désinstallation de l'application efface les données présentes sur votre téléphone, mais non celles conservées sur nos serveurs.

Cette politique peut évoluer, notamment lorsque de nouvelles fonctionnalités modifient les données traitées. La date de dernière mise à jour et le numéro de version figurent en tête de page.

En cas de modification substantielle — nouvelle catégorie de données, nouvelle finalité, nouveau destinataire ou allongement d'une durée de conservation — vous en êtes informé avant son entrée en vigueur, par une notification dans l'application et par l'intermédiaire de votre organisation. Les modifications de pure forme sont publiées directement sur cette page.

• Votre organisation, responsable du traitement : aux coordonnées qu'elle vous a communiquées.
• MapFlow — INFINIT SAS, 19 avenue Roger Hennequin, 78190 Trappes, France. Contact général : contact@mapflow.co.
• Demandes relatives à vos données personnelles : rgpd@mapflow.co.
• Délégué à la protection des données : Maxime Pottier — rgpd@mapflow.co, ou par courrier à l'adresse du siège social.
• CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.